Precedemente era descritto parte in un inventario redatto nel 1965, e parte in un elenco di consistenza dattiloscritto, che interessava la documentazione prodotta dal 1868, anno di istituzione dell'ente, al 1870.

Esso si trovava organizzato, probabilmente a seguito dell' intervento di ordinamento eseguto negli anni Sessanta. nelle seguenti sezioni: 'Archivio dell'amministrazione', costituito dalle serie 'carteggio' e 'registri'; 'Archivio dell'ufficio ragioneria', costituito dalle serie 'carteggio', 'bilanci e consuntivi' e 'registri'; 'Archivio dell'ufficio demografico', ripartito in cinque sottosezioni costituite dalle serie 'carteggio' e 'registri'; 'Archivio dell'ufficio spedalità, elezioni, leva, conciliatore', ripartito in quattro sottosezioni costituite anch'esse dalle due serie citate; 'Archivio della segreteria', con le serie dei 'fascicoli dipendenti' e delle 'licenze di commercio e infine 'Archivio del Segretario' costituito dalle serie 'regolamenti', ' imposte e tasse', 'varie' e 'atti rogati dal segretario'.
Il risultato di questo intervento (anni Sessanta )è stato quindi descritto in un inventario dattiloscritto, fino al 2006 unico strumento di accesso all'archivio.
La presente banca dati è il risultato di un'attività di aggiornamento e di revisione della documentazione descritta e dei criteri seguiti nel precedente ordinamento, che si è svolta nel periodo 2005-2006.